为了加强对档案的管理，有效地对档案事务实行监督和指导，确保档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》、《湖北省档案管理条例》（以下简称《条例》）及其它有关法律法规的有关规定，黄石市档案局决定依法对本区域内各单位的档案工作实行每年一次的检查制度，现将有关事项规定如下：
    一、年检的目的
档案是国家机构、社会团体和个人在社会活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等原始记录，是国家的重要财富。档案工作是机关、团体、企事业单位不可缺少的基础性工作，是开展精神文明和物质文明建设的重要组成部分。实行档案年检的目的是为了促进各单位档案及时完整收集整理、规范科学管理和优质高效利用。同时，也是为了进一步贯彻实施湖北省人民政府颁布的《湖北省档案登记办法》，依法管理档案事业。
    二、年检的原则
    开展档案工作年检的基本原则；一是依法治档的原则。以《档案法》和《条例》为法律依据，以业务规范为评分标准开展年检工作；二是实事求是的原则。从各单位实际情况出发，不图形式，不走过场，不降低标准；三是分级负责的原则。市、县（区）档案行政管理部门明确分工，各尽其职，齐抓共管；四是奖惩分明的原则。对年检中涌现出的档案工作先进单位和个人要大力宣传和表彰。对不符合要求的单位责令限期整改，拒不整改的将依法予以处罚。
    三、年检的内容
年检主要是指档案行政管理部门依照有关法律、法规的规定，对全市各单位上年度档案工作现状、领导重视程度、制度落实情况、业务规范建设及档案利用工作等综合情况的检查和评定。评定采取百分制，分为优秀、合格、不合格三个等级。95分以上为优秀，80分以上为合格，79分以下为不合格（评分标准见附件１）。
    四、年检办法
    （１）年检时间：每年四月份开始为年检时间。
    （２）年检组成人员：由各级档案行政管理部门会同有关主管部门的人员组成。
    （３）年检对象：凡辖区内的市、县档案馆及机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称单位）都必须参加年检。
    （４）年检方法：先由各单位对照评分标准自查自检，然后按行政区域由县级以上档案行政管理部门组织检查或抽查。
    （５）年检职责范围划分。严格按照《湖北省档案登记办法》的有关规定，县以上档案行政管理部门应遵循"条块结合，以块为主，分级负责，属地管理"的原则，认真做好年检工作。
    （６）《档案工作年检证书》由黄石市档案局统一印制，任何单位和个人不得非法印制。
    五、年检的要求
    凡属当年应参加年检的单位，都必须接受年检。并认真填报《黄石市档案工作年检申报表》一式两份（附件２），报档案行政管理部门办理年检手续。各级档案行政管理部门应根据各单位申报情况组织检查或采取抽查的方法。对年检合格以上的单位，由档案行政管理部门发给《档案年检证书》，并作为档案系统评先创优、达标升级和档案人员晋升专业技术职称的基本条件。对年检不合格的单位，将提出限期整改意见。如到期仍不合格者或拒不改正的单位，将依据《档案法》第五章第24条及《条例》第五章第30条、第31条给予行政处罚。